Uma vantagem indiscutível dos documentos em nuvem é o compartilhamento. Eles podem ser abertos para que outras pessoas vejam o que esta sendo feito, ou editem cooperativamente, ou ainda você pode passar a propriedade do documento para outra pessoa. Também é possível tornar os documentos públicos, para que qualquer pessoal tenha acesso.

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Tudo isso está ao alcance do botão compartilhar no canto superior direito da tela.

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Vídeo Tutorial – Google Docs Compartilhar e alterar proprietário:

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O Google Docs registra o que cada editor fez e quando. Sendo possível voltar a edições anteriores quando necessário

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Vídeo Tutorial – ver as revisões:

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Quando se faz uma alteração o documento fica em negrito. Também é possível enviar um email a todos os editores para notificar as mudanças.

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Vídeo Tutorial – notificando as mudanças nos documentos:

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O documento também pode ser aberto ao público, para que qualquer um possa acessar e editar, sem fazer login ou sem controle de alteração. Essa é uma boa opção para documentos tipo brainstorm.

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Vídeo Tutorial – documentos privados e públicos:

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Os documentos podem ser publicados na web, com um endereço de livre acesso. Ele pode ser publicado para visualização ou você pode permitir que os usuários o modifiquem livremente como uma WIKI. A diferença entre publica-los e torna-los públicos é que nesta opção eles estão disponíveis na internet em um formato de página. Veja no video esta função que pode ser muito interessante.

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Vídeo Tutorial –  Publicar um documento:

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Obs: as funções mostradas aqui funcionam mais intuitivamente de Gmail para Gmail. Quem não tem conta no Google também pode acessar os documentos públicos, porém para os documentos particulares sera necessário a criação de uma conta.